5 Masalah Yang Sering Muncul Dalam Implementasi Inventory System Menggunakan Software ERP

inventory system

Inventory System merupakan salah satu dasar penting dalam industri manufaktur. Bahkan, ada idiom yang mengatakan bahwa menguasai inventory system, berarti menguasai lebih dari 60% bisnis proses yang ada di manufaktur tersebut. Karena memang, inti perputaran uang di dalam manufaktur adalah tentang sistem inventory atau penyimpanan barangnya. Proses bisnis yang paling unik memang produksinya, tapi proses mengolahnya jadi uang, adalah perkara lain. Dan Inventory system adalah PR besar yang dimiliki oleh hampir semua perusahaan manufaktur, apapun industrinya.

Software ERP sendiri, pada dasarnya merupakan alat bantu bagi manajemen untuk mengontrol perputaran barangnya, sehingga bisa menekan inventory turn over. Tapi yang harus diketahui, software ERP sendiri hanyalah tools yang sedikit mengubah metode atau cara kerja perusahaan dalam mendata penyimpanan barang. Dalam proses implementasinya, tidak dapat dipungkiri bahwa software ERP memiliki tantangan besar agar sistemnya dapat diaplikasikan ke dalam pabrik.

Kami mencoba merangkum 5 masalah yang sering muncul dalam implementasi inventory system menggunakan software ERP. Berikut adalah daftarnya:

  • Mengintegrasikan Inventory Sistem yang sudah berjalan (existing method) dengan software ERP

Setiap perusahaan yang membeli software ERP hampir bisa dipastikan sudah memiliki metode sendiri dalam mengolah barang yang berputar di pabrik. Saat kemudian software ERP dicoba untuk diimplementasikan ke dalam pabrik, bukan berarti sistem yang sudah berjalan di pabrik kemudian akan diganti secara keseluruhan.

Yang terjadi adalah: adanya penyesuaian dan integrasi dari sistem yang sudah berjalan dengan fasilitas yang disediakan oleh Vendor ERP. Hal itu sudah sangat lumrah terjadi. Software ERP harus siap dalam menyediakan menu atau modul yang bisa berjalan di pabrik yang mengaplikasi inventory system. Proses integrasi ini bisa menjadi problem yang tidak mudah diselesaikan. Dan manajemen harus memperhitungkan ini sebelum kemudian memilih untuk menggunakan jasa vendor ERP.

  • Melatih user menggunakan software ERP yang sudah diintegrasikan

Setelah software ERP berhasil diintegrasikan secara fungsi ke dalam proses bisnis perusahaan manufaktur, bukan berarti tantangan akan berakhir. Melatih user untuk menggunakan software itu pun akan menjadi masalah tersendiri. Mengapa? Ingat, kita berbicara tentang sebuah pabrik di sini. Di dalam pabrik, harus diakui bahwa karyawannya terdiri dari berbagai macam latar belakang pendidikan dan usia. Belajar sistem baru untuk mempermudah pekerjaan bukanlah hal yang setiap hari dilakukan. Perubahan selalu memberikan goncangan di awal, dan melatih user adalah salah satu tugas berat yang harus dipikirkan oleh manajemen.

  • Perubahan metode bisnis: meninggalkan excell dan kertas

User sudah paham dan software sudah terintegrasi dengan proses bisnis di perusahaan. Apakah masalah sudah selesai? Sama sekali belum!

Setelah software ERP masuk, masalah selanjutnya akan muncul. Masalah itu adalah mengubah kebiasaan yang dulunya menggunakan kertas dan spreadsheet atau excell ke dalam sistem software yang sama sekali asing untuk karyawan. Memang, secara umum hal itu berarti penghematan kertas dan data file, tapi di awal, itu akan menjadi leher botol yang sangat mengganggu manajemen untuk melaksanakan kebijakan.

  • Standarisasi Data Inventory System

Masalah berikutnya yang kemudian muncul adalah pada standarisasi data yang digunakan untuk software ERP. Jangan lupa bahwa software ERP akan memaksa user untuk mengidentifikasi data secara detail di dalam pabrik. Pada titik ini, bukan hal yang aneh jika kemudian beberapa departemen memiliki pemahaman atau penyebutan yang berbeda pada satu item yang sama.

Misalnya ada item gergaji. Departemen Keuangan menyebutnya gergaji. Departemen produksi menyebutnya Graji. Departemen Purchasing menyebutnya Saw (karena mungkin membelinya dari luar negeri). Dengan adanya software ERP, hal itu harus distandarkan.

Jangan lupa, yang dimaksud standar di sini adalah satu suara, tidak bicara benar atau salahnya. Kalau kemudian semua sepakat menggunakan istilah graji, maka data yang digunakan akan berbunyi graji. Yang penting konsisten.

  • Memilih fasilitas software ERP yang benar-benar dibutuhkan oleh perusahaan

Biasanya ketika perusahaan membeli software ERP, akan ada banyak sekali fasilitas yang disediakan oleh Vendor ERP. Hal itu wajar, mengingat software ERP dibuat berdasarkan ribuan contoh kasus dari ribuan perusahaan pula. Tapi yang harus manajemen ingat adalah, tidak semua menu dan fasilitas yang ada di software ERP harus digunakan oleh perusahaan. Ada menu yang memang tidak sesuai untuk digunakan oleh perusahaan. Dan perusahaan tidak perlu memaksakan diri agar dapat menggunakan menu tersebut.

Itulah tadi sedikit pembahasan saya mengenai 5 masalah yang sering dialami oleh implementasi inventory system saat menggunakan software ERP. Semoga dapat bermanfaat. Apabila ada yang ingin ditanyakan, langsung saja tulis di comment box.

Terima kasih.

Application Consultant di RUN SYSTEM. Untuk ngobrol dengannya, sapa dia di akun twitternya: @agfianmuntaha.
Facebook Comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *