Apa Itu Purchase Order dan Seberapa Penting Transaksi ini untuk Perusahaan Anda

procurement management

Apa itu purchase order – finishgoodasia.com. Dalam menjalankan proses bisnis di perusahaan, sebagai bentuk investasi dan perputaran uang, pastilah perusahaan harus melakukan proses procurement, atau pengadaan barang, atau purchasing, atau pembelian barang. Nah, di dalam proses procurement itu, kita mau tidak mau akan berhadapan dengan transaksi sekaligus dokumen yang bernama purchase order.

Pertanyaan simpelnya adalah: apa itu purchase order?

Tulisan ini akan mencoba menjawabnya. Namun supaya lebih mudah memahami pembahasan ini, akan lebih baik jika pembaca terlebih dahulu membaca tulisan kami sebelumnya, yaitu proses bisnis procurement.

Sudah dibaca? Oke, mari kita masuk ke pembahasan utama.

Apa itu purchase order

Seperti yang sudah dijelaskan dalam proses bisnis procurement, proses untuk melakukan pembelian tidak boleh simpel. Mengapa? Karena uang keluar memiliki potensi yang besar pengaruhnya dalam kondisi cash flow perusahaan. Dan apabila kita tidak mengatur dan mengawasi proses pembelian, perusahaan kita akan kesulitan. Ya, siapapun yang tidak mengontrol pengeluaran pasti akan kesulitan dalam hidup bukan? Hal itu tidak hanya berlaku dalam perusahaan besar, dalam kehidupan rumah tangga pun, hal tersebut juga berlaku.

Nah, dari ketatnya proses procurement itu, salah satu alat kontrol yang diperlukan perusahaan adalah Purchase Order atau PO.

Sekarang mari kita jawab bersama, apa itu PO.

PO atau purchase order adalah surat perjanjian kita dengan vendor bahwa kita akan membeli barang (yang disebutkan di dokumen itu) dengan ketentuan jumlah dan harga (yang disebutkan pula di dokumen itu) di mana dokumen ini akan menjadi dasar bagi vendor untuk mengirimkan barang.

Kepentingan PO ini biasanya akan sangat diperlukan apabila term of paymentnya adalah TOP yang berjangka, atau dalam bahasa yang lebih mudah: kita berhutang.

Ya, sekarang bayangkan bagaimana vendor akan percaya dengan kita dan mau mengirimkan barangnya apabila tidak ada dokumen yang mengikat? Siapa yang menjamin barang yang dikirimkan vendor akan kita terima apabila kita tidak mengirimkan dokumen resmi pemesanan barang dahulu kepada vendor? Apalagi jika kita berhutang dan tidak membayar DP terlebih dahulu.

Apabila sistem pembayarannya adalah kita membayar DP terlebih dahulu, maka prosesnya akan jauh lebih simpel. Kalau kita belum bayar, vendor tidak akan mau mengirimkannya. Tapi jika bukan seperti itu? Ya, harus ada dokumen resmi dari kita perihal barang apa yang kita pesan, harganya berapa, dan jumlahnya berapa.

Sekarang coba kita balik. Jika ada customer yang memesan kepada kita, lalu mereka mau ngutang, apa dasar kita membuat sales order atau SO? Ya, tidak ada. Karena itulah, kita pasti akan menuntut Purchase Order yang dikirimkan oleh customer terlebih dahulu, baru kita mau menyisihkan stok produk kita untuk disiapkan pengirimannya kepada customer.

Nah, jadi karena itulah, kita membutuhkan purchase order atau PO sebagai dasar perjanjian pembelian, baik dengan vendor maupun customer.

Pertanyaannya, mengapa dokumen PO bisa memiliki kekuatan sedemikian besarnya? Mengapa kita bisa percaya pada satu dokumen yang bernama PO?

Alasannya sederhana, karena dalam proses bisnis procurement, penerbitan PO sendiri sudah melewati berbagai validasi dari pihak yang berkepentingan di perusahaan. Idealnya, saat perusahaan akan menerbitkan dokumen PO, manajer dari purchasing dan finance sudah akan mengeceknya. Dan apabila harganya masuk secara cashflow, maka keputusan menerbitkan PO baru bisa dilakukan.

Dengan tingkat validasi seperti itu, diharapkan PO dapat mewakili kepercayaan dari masing-masing pihak yang terlibat. Karena jangan lupa, dokumen PO ini juga akan menjadi dokumen yang diaudit oleh pihak pajak.

Kami rasa, cukup itu saja artikel yang menjawab pertanyaan besar: apa itu purchase order ini. Semoga dapat memberikan pengetahuan baru untuk pembaca. Dan jika ada yang masih kurang jelas, bisa ditanyakan di kolom komentar.

 

Application Consultant di RUN SYSTEM. Untuk ngobrol dengannya, sapa dia di akun twitternya: @agfianmuntaha.
Facebook Comments

2 thoughts on “Apa Itu Purchase Order dan Seberapa Penting Transaksi ini untuk Perusahaan Anda

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *