Bagaimana Sebaiknya Menetapkan Due Date Untuk Pembayaran Giro

post finance 0001

Due Date Untuk Pembayaran Giro – Ketika kita membeli barang dari vendor lalu membayarnya secara giro atau cek, kita harus berhati-hati. Ada tipuan mata yang cukup berbahaya bagi cashflow kita. Trik apa itu? Mari kita bahas bersama.

Sebelum ke sana, mari kita samakan persepsi dulu tentang cara pembayaran menggunakan giro. Pembayaran menggunakan giro adalah, kita menerbitkan surat bilyet atau cek giro (cek mundur) di mana di situ sudah tertulis nominal, penerima, dan kapan uangnya boleh dicairkan (ditransfer ke rekening penerima). Jadi, kita buat dulu cover giro, lalu berikan tanggal kapan giro itu bisa dicairkan, lalu setelah itu kita berikan surat itu kepada pihak vendor, untuk kemudian vendor akan mencairkannya sendiri ke bank. Lebih ribet memang iya, tapi jelas lebih aman. Karena ada pihak Bank yang menjamin terlaksananya proses transaksi di sini.

Lalu, trik apa yang berbahaya dari pembayaran menggunakan Giro ini?

Seperti yang sudah saya sampaikan di awal, ketika kita menerbitkan surat giro, kita sudah harus menuliskan kapan giro ini bisa dicairkan (tanggal paling cepat bisa dicairkan, tapi bukan batasan maksimal). Nah, yang kadang sering menjadi masalah dalam metode pembayaran ini adalah, beberapa vendor memberikan kebijakan hanya mau mengirimkan barang jika surat giro sudah dibuat dan tanggalnya sudah ditetapkan.

Tapi hal itu bisa jadi sangat berbahaya. Mengapa? Karena berarti kita sudah menetapkan due date dari semenjak kita menerbitkan PO, atau bahkan mungkin sebelumnya. Kebayang nggak ngerinya?

Itu artinya, kita sudah memberikan due date untuk diri kita sendiri, bahkan sebelum kita benar-benar menerima barangnya. Dalam akuntansi, kita sama sekali belum memiliki tambahan nilai persediaan, tapi mendadak kita sudah menerima nilai utang. Ngeri nggak tuh?

Kalau kita kaitkan dengan aliran cashflow, itu artinya, kita rugi waktu perputaran uang. Karena ketika kita sudah deal harga tertentu dengan vendor dan term of paymentnya adalah 30 hari, sudah pasti harganya lebih mahal dibanding cash bukan? Nah, tapi kan seharusnya TOP itu berjalan dari diterimanya barang, bukan dari kita menerbitkan PO. Ketika kita sudah mematok tanggal giro boleh dicairkan, maka saat itu juga, kita sudah memberikan due date untuk perusahaan kita sendiri. Padahal barang belum diterima.

Bingung? Ilustrasi ini mungkin akan membantu untuk memahami due date untuk pembayaran giro,

a. Kita deal beli bahan baku seharga 5 juta dengan tenggat waktu 30 hari.

b. Deal terjadi pada tanggal 24 Juli 2016

c. Dengan perkiraan waktu pengiriman adalah 7 (tujuh) hari, maka kemungkinan barang akan sampai pada tanggal 1 Agustus. Sehingga dianggap tanggal 30 Agustus uang sudah harus dibayar.

d. Gara-gara itu, lalu kita buat giro dengan tanggal minimal pencairan adalah 30 Agustus 2016

e. Setelah kita mengeluarkan giro itu, barulah vendor mau mengirimkan barangnya.

f. Ternyata barang baru sampai pada tanggal 15 Agustus karena berbagai macam alasan.

g. Akibatnya secara cash flow, sebenarnya kita cuma punya waktu pembayaran sebanyak 15 hari. Rugi kan?

h. Itu kalau barang datang semua. Kalau misal yang dipesan 500, yang datang baru 200?

i. Ternyata yang 300 baru datang bulan depannya. Apa nggak rugi besar kita?

j. Itu kalau barang datang. Kalau akhirnya karena sesuatu hal tidak datang? Kan urusannya jadi panjang bukan?

h. Padahal, yakin 1000%, pasti vendor akan segera mencairkan begitu sudah masuk tanggal pencairan giro.

Kalah di kita bukan? Oke, mungkin ada cara curang yang bisa ditempuh perusahaan kita, yaitu dengan setor ke Bank-nya sengaja dilambatkan. Bisa kan? Bisa banget. Tapi itu artinya perusahaan kita akan di-black list.

Nah, dua kasus saja, sudah langsung ketahuan kalau dua-duanya kita yang kalah. Padahal kita di sini posisinya sebagai pembeli. Kok malah kalah mulu? Kan gitu.

Terus bagaimana dong harusnya? Ada beberapa saran sih yang bisa saya berikan untuk mengatur due date untuk pembayaran Giro ini. SIlahkan disimak:

Sebelum mulai melakukan saran-saran saya ini, ada satu syarat yang seharusnya dipikirkan oleh perusahaan anda: anda harus memiliki data lead time dari si vendor secara historikalnya selama ini.

Jika sudah ada, anda bisa melakukan salah satu dari 2 hal ini:

a. Pastikan anda membuat dokumen giro hanya setelah anda menerima barang dari vendor, bukan dari PO apalagi sebelum deal.

b. Kalau itu masih tidak memungkinkan, maka anda bisa tetap membuat dokumen giro terlebih dahulu. Tapi pastikan tanggal itu sudah diberikan spare yang pas dengan perkiraan datangnya barang.

Nah, dua cara itu bisa anda lakukan kalau anda memiliki rekap data lead time vendor secara historikal. Dengan adanya data, anda bisa melakukan skak mat kepada vendor dan proses negosiasi harusnya berjalan lebih smooth. 

Itulah tadi sedikit saran saya untuk menentukan due date untuk pembayaran Giro. Semoga memberikan manfaat untuk perusahaan dan karyawan anda. Selama berakhir pekan!

Application Consultant di RUN SYSTEM. Untuk ngobrol dengannya, sapa dia di akun twitternya: @agfianmuntaha.
Facebook Comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *