Proses Bisnis Procurement

procurement management

Pada artikel ini, kami akan membahas mengenai proses bisnis procurement, apa fungsinya, bagaimana standar alurnya di pabrik-pabrik besar, tugas dan wewenangnya, serta apa saja masalah yang harus diperhatikan oleh para pelaku fungsi procurement ini di pabrik.

Procurement yang dalam bahasa Indonesia kita kenal sebagai pengadaan, adalah salah satu proses bisnis dasar dalam manufacture yang di Indonesia lebih sering kita kenal dengan departemen purchasing. Seperti namanya, fungsi utama dari procurement ini adalah pada pengadaan barang. Tentu saja, dalam fungsi idealnya, tugas utama dari divisi purchasing/procurement adalah membeli barang/item. Meskipun dalam proses procurement, ada dua fungsi lain yang terlibat, yaitu pemeriksaan stock barang, serta penghitungan hutang dan pembayaran.

Pemeriksaan stock barang sejatinya dilakukan dalam bisnis proses inventory, yang tentunya dilakukan oleh departemen gudang (gudang sparepart, bahan baku, barang jadi, bahan penolong, dsb). Sedangkan penghitungan hutang dan pembayaran dilakukan dalam bisnis proses accounting, dan finance.

Jadi, tugas departemen purchasing adalah sebatas membeli barang/jasa. Apa saja elemen yang perlu diperhatikan dalam membeli barang/jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan? Yang utama tentu saja vendor yang dipilih.

Memilih Vendor.

Faktor apa saja yang perlu diperhatikan oleh pelaku operasional purchasing saat memilih vendor? Ada tiga hal utama yang perlu diperhatikan:

  1. Harga yang ditawarkan vendor.

Tentu saja, dalam prinsip ekonomi, purchasing harus memikirkan berapa harga yang ditawarkan oleh vendor. Untuk mengetahui ini, purchaser harus berpedoman pada vendor quotation resmi yang diberikan oleh pihak vendor.

Selain melihat pada harga yang ditawarkan, purchaser juga harus melihat, berapa TOP (Term Of Payment) yang diberikan oleh vendor. Banyak perusahaan yang tidak keberatan membayar lebih mahal asal mendapat tenggat waktu pembayaran lebih lama. Hal ini terkait dengan cashflow yang juga merupakan faktor penting dalam menjalankan usaha manufacture.

  1. Kualitas barang yang dimiliki vendor.

Selain harga, poin kedua yang harus dilihat oleh purchaser adalah kualitas yang dimiliki oleh vendor. Divisi purchasing sebaiknya memiliki track record terhadap finish good sebuah vendor sebagai pertimbangan akan menggunakan jasa vendor tersebut di masa depan lagi atau tidak.

Terutama sekali dalam kasus pembelian bahan baku (raw material), kualitas barang yang diberikan vendor sangat menentukan kualitas barang jadi perusahaan setelah proses produksi nantinya.

  1. Waktu pemenuhan kebutuhan dari vendor.

Ingat juga bahwa proses produksi selalu berkejaran dengan waktu. Purchasing diharapkan dapat memberikan kebutuhan barang, entah itu spare part, bahan baku, ataupun yang lainnya dalam waktu yang cepat. Untuk itu, track record pengiriman vendor juga harus menjadi salah satu pertimbangan penting seorang purchaser.

Beberapa masalah yang sering terjadi pada proses bisnis procurement

Tentu saja, dalam tataran dunia usaha yang penuh lika-liku, ada masalah yang akan dihadapai dalam proses bisnis procurement ini. Beberapa diantaranya yang sering saya temui di tempat klien-klien saya adalah sebagai berikut:

  1. Memenuhi minimum order

Seperti kita tahu, dalam proses bisnis inventory, kita mengenal inventory level yang fungsinya mengatur berapa minimum stock, reorder point, dan maximal stock yang dimiliki oleh perusahaan. Secara hitungan angka matematika, tiga level dalam inventory itu sangat bisa dipenuhi oleh pihak purchasing. Tapi masalahnya, dalam praktek kita akan melihat ada banyak sekali kendala, terutama pada minimum order tiap vendor.

Bisa saja barang yang dibutuhkan oleh departemen hanyalah 3 pcs. Tapi dalam proses pembelian, ternyata yang menjadi syarat minimal kuantitas yang dibeli adalah 1 lusin (12 pcs). Tentu saja, hal ini akan menyebabkan dilematis di pihak purchasing. Apalagi kalau rata-rata penggunaan barang tersebut rendah.

  1. Harga yang fluktuatif

Perubahan harga yang fluktuatif memang menjadi kendala tersendara bagi departemen purchasing. Hal itu bisa diperparah apabila perubahan harga terjadi ditengah-tengah proses pengiriman.

Misal purchasing sudah membuat PO pembelian sirtu 1 ton. Tapi truck pengangkut hanya bisa membawa 500 kg per pengiriman. Artinya, pengiriman harus dilakukan dua kali. Pengiriman pertama sudah diterima dengan baik. Tapi pada pengiriman kedua, di tengah jalan, pihak vendor terpaksa menaikkan harga karena berbagai faktor. Akibatnya, pihak purchasing perusahaan pun harus melakukan revisi pada PO.

Gampang? Masalahnya, belum tentu harga baru itu disetujui oleh pihak finance.

  1. Ditipu oleh vendor

Saya rasa, untuk masalah yang satu ini, bentuknya bisa bermacam-macam. Intinya adalah, purchasing sebaiknya benar-benar berhati-hati dalam berhubungan dengan vendor, terutama apabila biaya yang dikeluarkan termasuk besar.

Itulah pembahasan saya mengenai bisnis proses procurement. Semoga bermanfaat.

Application Consultant di RUN SYSTEM. Untuk ngobrol dengannya, sapa dia di akun twitternya: @agfianmuntaha.
Facebook Comments

11 thoughts on “Proses Bisnis Procurement

  1. Dear Bpk/Ibu,

    Kami dari CV.TEGAK ABADI BERSAMA Menawarkan kerjasama pengadaan barang alat-alat teknik atau elektrik untuk menunjang kebutuhan operasional pabrik/perusahaan Bpk/Ibu.
    Adapun beberapa perusahaan yang telah menjalin kerjasama dengan kami antara lain:
    PT. PAKUWON JATI Tbk.
    PT. WONOKOYO JAYA CORPORINDO.
    PT. JAPFA COMFEED.
    PT. RAJAWALI NUSANTARA
    Demikian penawaran dari kami, atas perhatian dan waktunya kami sampaikan terima kasih.

    Best Regards,

    Axel Bramantyo
    081805386047

  2. Hello Web Admin, I noticed that your On-Page SEO is is missing a few factors, for one you do not use all three H tags in your post, also I notice that you are not using bold or italics properly in your SEO optimization. On-Page SEO means more now than ever since the new Google update: Panda. No longer are backlinks and simply pinging or sending out a RSS feed the key to getting Google PageRank or Alexa Rankings, You now NEED On-Page SEO. So what is good On-Page SEO?First your keyword must appear in the title.Then it must appear in the URL.You have to optimize your keyword and make sure that it has a nice keyword density of 3-5% in your article with relevant LSI (Latent Semantic Indexing). Then you should spread all H1,H2,H3 tags in your article.Your Keyword should appear in your first paragraph and in the last sentence of the page. You should have relevant usage of Bold and italics of your keyword.There should be one internal link to a page on your blog and you should have one image with an alt tag that has your keyword….wait there’s even more Now what if i told you there was a simple WordPress plugin that does all the On-Page SEO, and automatically for you? That’s right AUTOMATICALLY, just watch this 4minute video for more information at. Seo Plugin

  3. Monggo yang mau sablon kaos, gelas/botol kaca, gelas plastik, gelas kertas, tas kresek, atau tas plastik.
    Melayani partai besar…
    langsung aja hubungi telp/WhatsApp 081321214310

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *