Root Cause Analysis Untuk Mencari Solusi Masalah yang Ada di Pabrik

POST GENERAL 0001

Root cause analysis yang harus diketahui oleh seorang manajer dan level di atasnya.

Ketika menjalankan bisnis yang rumit seperti manufaktur, kita tentu tidak bisa mengelak dari yang namanya masalah. Setiap hari, setiap proses, setiap keputusan, pasti akan memiliki potensi masalah yang bisa terjadi. Saat kita berada di pabrik, kita harus 1000% sadar tentang resiko ini. Masalah pasti ada, tapi seperti kata Habibie, selalu ada fakta, ada masalah, dan pasti, pasti ada solusi.

Poin pentingnya adalah, bagaimana mencari solusi itu? Ketika kita berada di organisasi yang gemuk dan dalam, sudah pasti proses mencari solusi dari setiap masalah yang dihadapi tidaklah mudah. Ada banyak sekali masalah, dan seringnya kita hanya melihat bagian terluar dari masalah itu saja. Seringnya kita tidak melihat akar masalah yang sejatinya ada.

Ya, langkah utama untuk menemukan solusi dari sebuah masalah adalah: menemukan akar masalah yang tepat. Itulah prinsip dasar yang harus dipahami oleh siapapun pemimpin dalam sebuah perusahaan.

Nah, salah satu cara yang bisa kita gunakan adalah dengan root cause analysis dengan metode 5 why ini. Mengapa? Karena teknik pencarian masalah ini sudah terbukti digunakan oleh banyak perusahaan besar di dunia untuk mencari akar masalah yang terjadi. Salah satu pengguna teknik ini adalah NASA saat mencari masalah yang terjadi pada pesawatnya.

Lalu, bagaimana cara kerja dari root cause analysis ini sebenarnya?

Bagi jenis Root Cause Analysis dalam 4 komponen (4M)

Apa itu 4M? Yaitu Man, Machine, Material, dan Method.

Apa maksudnya? Artinya setiap masalah besar kemungkinan bersumber dari salah satu atau lebih 4 komponen itu. Ya, setiap ada problem di pabrik, penyebabnya kalau bukan orangnya yang melakukan, mesin yang digunakan, barang yang diolah, atau malah bisa jadi kebijakannya yang salah.

Hanya saja, untuk menemukan masalahnya berada di kuadran mana dari 4M itu juga tidak mudah, saat itulah kita akan sangat terbantu menggunakan 5 why. 

Apa itu 5 why? Bagaimana penerapannya dalam Root Cause Analysis?

5 why berarti 5 kenapa. Maksudnya? Maksudnya kita lemparkan satu premis masalah yang terjadi, lalu tanyakan kenapa. Dari situ kita pasti akan mendapatkan jawaban bukan?

Dari jawaban itu, kemudian kita tanyakan lagi, kenapa. Begitu terus sampai minimal 5 kenapa terjawab. Biasanya, dari situ kita akan sangat terbantu untuk menemukan root cause analysis.

Salah satu contoh mudah bisa dilihat dari ilustrasi 5 why ini:

Ada masalah yang terjadi di pabrik, yaitu gudang barang jadi penuh sekali sampai perusahaan harus menyewa gudang tambahan yang mengakibatkan biaya membengkak.

Dari masalah itu kita tanyakan bersama, kenapa?

Ternyata karena jumlah barang jadi yang diretur tinggi, sehingga barang yang keluar banyak yang kembali.

Dari jawaban itu, kita tanyakan lagi, kenapa?

Dari pertanyaan ini, kita akan mencari data-data pendukung dari para kepala bagian untuk menemukan alasan mengapa retur tinggi. Ada berbagai macam kemungkinan, apakah karena proses pengiriman yang tidak baik, atau sales kontrak yang dibuat marketing tidak sesuai, dll. Ternyata, dari hasil analisa, diketahui penyebabnya adalah karena kualitas produksi yang memang jelek.

Dari jawaban itu, kita tanyakan lagi, kenapa?

Bisa ditebak, pertanyaan itu akan memacu masing-masing departemen untuk mencari data demi menjawabnya. Ada kemungkinan proses QC (Quality Control) yang tidak oke, atau target produksi yang terlalu muluk membuat kualitas dinomorduakan setelah kuantitas, dll. Akhirnya, jawaban yang didapatkan adalah karena performa mesin produksi dalam kondisi yang buruk. 

Dan lagi-lagi, jawaban itu akan memicu pertanyaan berikutnya, dengan satu yang sama, kenapa?

Ketika pimpinan lagi-lagi menanyakan kenapa, para kepala departemen akan mencari data pendukung untuk menjawabnya. Ada banyak alasan yang lagi-lagi bisa muncul. Bisa saja karena kualitas operator dan maintenance mesin yang kurang begitu oke. Bisa juga karena bagian pembelian tidak memahami jenis sparepart yang dibutuhkan oleh mesin. Dan akhirnya jawaban yang bisa diberikan adalah karena sparepart sering telat datang sehingga kondisi mesin menjadi gampang rusak.

Dan tetap saja, pertanyaan menyebalkan akan muncul lagi, kenapa?

Dan lagi-lagi, jawaban akan terpaksa dicari menggunakan data yang ada. Jawabannya ternyata karena departemen procurement sering telat memproses purchase order untuk spare part.

Jadi hasil dari root cause analysis ini adalah bahwa masalah ada pada departemen purchasing saat membeli item sparepart.

Bayangkan, masalahnya adalah gudang barang jadi yang penuh dan ternyata solusinya adalah pembelian sparepart! Sama sekali tidak terpikirkan oleh kita jika hanya melihat dari satu ‘kenapa’ saja bukan?

Dan bagian paling menyenangkan dari ini adalah, sebagai pimpinan anda hanya tinggal bertanya kenapa saja. Tidak perlu repot-repot untuk yang tanya yang lainnya. Biarkan anak buah anda yang mikir dan berkreasi. Menyenangkan bukan?

Ya, itulah tadi sedikit sharing saya soal pemecahan masalah di akarnya, bukan hanya masalah luarnya. Semoga dapat bermanfaat.

Application Consultant di RUN SYSTEM. Untuk ngobrol dengannya, sapa dia di akun twitternya: @agfianmuntaha.
Facebook Comments

One thought on “Root Cause Analysis Untuk Mencari Solusi Masalah yang Ada di Pabrik

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *