Sekilas Tentang Sales Order

post scm 0004

Sekilas Tentang Sales Order – FInishgoodasia.com. Menjalankan bisnis mau bagaimanapun juga, pasti akan melakukan penjualan. Eh, tidak juga sih, ada juga yang sistemnya sewa, atau tidak menjual apapun, karena uang masuk berasal dari para penjudi, hehe. Oke, saya ganti kalimatnya menjadi: menjalankan bisnis manufaktur, mau bagaimanapun juga, pasti akan melakukan penjualan.

Nah, dalam proses penjualan sendiri, tentu saja perusahaan ingin mengontrol data penjualan dengan tepat bukan? Pastinya perusahaan ingin memastikan setiap transaksi penjualan yang dilakukan, memberikan keuntungan untuk perusahaan. Atau kalau misal memang kerugian tidak dapat dihindarkan, minimal perusahaan dapat menekan kerugian dengan penjualan tersebut. Bukan begitu?

Tentu saja, agar perusahaan dapat menjual dengan baik, harus ada tahapan-tahapan administratif yang sebaiknya dilalui. Bukan untuk mempersulit, tapi untuk mengontrol. Dan Sales Order adalah salah satu alat untuk mengontrol penjualan itu.

Apa itu Sales Order?

Sales Order dalam bahasa Indonesia berarti perintah penjualan, yang menjadi dasar bagi perusahaan untuk menjual sebuah barang. Tanpa adanya perintah penjualan, perusahaan sebaiknya tidak sembarangan mengirim barang jualan. Karena tanpa adanya perintah penjualan, belum tentu pihak konsumen mau menerima barang jualan itu.

Tentu saja, dasar pembuatan perintah penjualan ini ada sendiri. Biasanya berdasarkan dari Purchase Order yang dikirimkan oleh pihak konsumen. Dokumen PO itu menjadi bukti bahwa perusahaan tersebut memang secara resmi memesan barang kita dan jawaban kita apakah menyetujui pemesanan dari pihak customer atau tidak adalah dengan pembuatan perintah penjualan itu sendiri.

Dalam perintah penjualan, ada banyak hal yang harus diatur. Barang apa yang mau dikirim, seperti apa spesifikasinya, di mana alamat pengirimannya (shipping address), di mana alamat penagihannya (billing address), seperti apa metode pengirimannya (FOB, CNF, dan CIF misalnya) dan kapan barang harus diantar, biasanya sudah diatur di perintah penjualan itu.

Mengapa harus ada sales order?

Ya, pertanyaan yang muncul kemudian adalah, mengapa harus ada perintah penjualan? Mengapa kok PO dari customer tidak langsung kita eksekusi saja sehingga langsung kirim barang?

Oke, ada beberapa alasan mengapa perintah penjualan itu perlu. Yang pertama, perintah penjualan menjadi alat kontrol gudang untuk memperkirakan berapa banyak barang yang harus dikirim pada periode waktu tertentu. Masih ingat kalau di dalam perintah penjualan biasanya mencantumkan tanggal barang harus dikirim, bukan?

Yang kedua, beberapa perusahaan manufaktur memproduksi barang sesuai pesanan dari customer. Jadi, sebelum ada perintah penjualan, tidak akan ada perintah produksi (Production Order) yang berarti tidak ada proses produksi. Untuk itulah, harus ada perintah penjualan yang menjadi dasar barang apa yang akan diproduksi pada periode waktu mendatang.

Yang ketiga, seringkali customer memesan barang duluan, tapi sengaja meminta dikirim dalam jangka waktu yang agak lama. Istilah mudahnya, mereka memastikan dulu barang yang mereka pesan ada, tapi tidak ingin barang itu segera dikirim ke tempat mereka. Ada berbagai macam alasan, seperti memang belum butuh barangnya, tapi butuh kepastian cadangan yang siap dikirim pada waktu yang diminta. Atau bisa juga karena tempatnya belum ada, yang penting pesan dulu, mumpung harganya murah. Atau bahkan bisa juga karena kondisi cashflownya sedang tidak bersahabat, sehingga sengaja minta dikirim agak lama agar tidak segera dapat utang baru sambil memastikan collection dari customer mereka sendiri.

Dan banyak alasan lainnya.

Untuk itulah, kita memerlukan perintah penjualan yang berdasarkan dari PO customer yang sebenarnya juga berasal dari Kontrak atau Quotation yang kita kirimkan untuk mereka. Minimal, dengan adanya perintah penjualan, dapat dipastikan bahwa kita sudah menerima perjanjian bersama dengan customer bahwa mereka meminta dikirim barang A pada tanggal sekian dengan harga sekian. Hal itu akan sangat membantu kita dalam mengontrol forecast cashflow yang mungkin terjadi di perusahaan kita.

Menyenangkan bukan? Dari dokumen simpel, ternyata memiliki manfaat yang besar untuk perusahaan. Itulah yang kita sebut dengan Sales Order.

Semoga bermanfaat!

Application Consultant di RUN SYSTEM. Untuk ngobrol dengannya, sapa dia di akun twitternya: @agfianmuntaha.
Facebook Comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *