Dalam perusahaan manufaktur, tentu kita mengetahui bahwa agar perusahaan dapat berjalan, selain dibutuhkan proses produksi, juga harus ada proses jual beli demi kelancaran cashflow perusahaan. Dalam dunia keuangan (finance) kita menyebutnya dengan istilah lain yang memudahkan untuk mengingat. Istilah itu adalah Account Receivable (setelah ini disebut dengan AP) dan Account Receivable (setelah ini disebut dengan AR). Karena itulah, tulisan ini akan membahas tentang AP dan AR.

Apa itu AP dan AR?

Untuk menjawab pertanyaan itu, ada baiknya kita menengok dalam proses transaksi perusahaan. Dalam proses supply chain management, tentu kita akan melibatkan departemen purchasing dan marketing atau sales. Nah, AP dan AR ini adalah item-item yang dicatat oleh akunting demi keseimbangan neraca.

Untuk lebih jelasnya, akan saya terangkan satu persatu.

Tentang Account Payable atau AP

AP adalah transaksi-transaksi yang menjadi dasar perusahaan untuk mengeluarkan uang. Biasanya, akun-akun ini merupakan akun hasil pembelian. Dalam prosedur pembelian (purchasing) tentu saja kita tahu apa-apa saja langkah yang harus dilalui.

Proses pencatatan AP sendiri dimulai setelah perusahaan kita mengakui utang yang dimiliki perusahaan terhadap perusahaan lain atau vendor. Proses pencatatan akun ini tidak terjadi saat kita mengeluarkan perintah pembelian, karena namanya juga baru perintah, tentu saja belum tentu pembelian akan benar-benar terjadi. Tapi saat barang sudah diterima, dan kita menerimanya (tidak diretur) maka berarti pada saat itu muncullah utang kita kepada vendor terkait. Hal itu akan menjadi sebuah transaksi yang menjadi dasar kita mengeluarkan uang. Atau kita sebut dengan AP.

Apakah penyebab munculnya AP hanya itu saja? Tentu saja tidak. Ada juga kemungkinan-kemungkinan lain seperti saat kita melakukan Down Payment, atau bahkan pembayaran sebelum barang diterima atau CBD (cash before delivery).

Jadi intinya, saat kita mencatat AP, maka pada saat itu pula kita memiliki alasan untuk mengeluarkan uang. Pertanyaan berikutnya, apa itu AR?

Tentang Account Receivable atau AR

Seperti dari namanya yang merupakan kebalikan dari AP, pasti sahabat sudah bisa menebak apa itu AR bukan? Yap, benar sekali, AR adalah catatan transaksi yang menjadi dasar kita menerima uang.

Dalam proses sales marketing, saat kita membuat perintah penjualan, belum ada pencatatan AR, kecuali jika customer membeli dengan DP atau bahkan membayar semuanya di muka. Namun jika pembayaran dari customer dilakukan setelah barang mereka terima, maka proses AR hanya terjadi saat kita mengeluarkan invoice untuk mereka.

Jadi, secara singkat bisa dikatakan bahwa AP dikarenakan kita membeli dan AR dikarenakan kita menjual. Secara garis besar seperti itu, meskipun ada beberapa kasus lain yang bisa di luar dari pengertian itu.

Demikianlah artikel singkat saya tentang AP dan AR. Jadi, sekarang jangan bingung lagi ya kalau bos atau partner bisnis anda bilang AP dan AR. Hehe.

Agfian

Application Consultant di RUN SYSTEM. Untuk konsultasi, undangan acara, atau sekedar ngobrol soal bisnis, kirim saja ke surelnya: ian@runsystem.id

http://agfian.net