Tentang Packing List dan Surat Jalan

post scm 0004

Dalam proses bisnis supply chain management, kita tentu juga melibatkan proses pengiriman barang di dalamnya. Selain proses pengaturan ring area, proses pembayaran (AR), dan proses lainnya, kita juga pasti harus memperhatikan proses persiapan barang jadi agar didata dengan baik. Karena seperti kita tahu, kerugian terbesar perusahaan manufaktur adalah jika kehilangan barang jadi. Mengapa? Logika sederhana saja, barang jadi (finished good) pastilah barang yang paling mahal ada di pabrik, karena margin produksi diambil dari harga barang itu. Simpel bukan?

Dan, dalam mempersiapkan pengiriman barang jadi, biasanya perusahaan akan menggunakan packing list dan surat jalan. Dua mahluk apa itu? Dan apakah keduanya adalah sama? Artikel ini akan berusaha menjawab pertanyaan-pertanyaan itu.

Secara singkat, sebenarnya packing list dan surat jalan memiliki isian yang tidak jauh berbeda. Kedua dokumen itu berisi daftar barang yang akan dikirim dan jumlahnya. Sudah, itu saja. Tidak ada harga, tidak ada keterangan lainnya. Kalau mau ditambahi keterangan lainnya, mungkin bisa ditambahi nomor sales order sebagai acuan untuk si penerima. Tapi tidak ada pun tidak apa-apa.

Hanya saja, secara fungsi sebenarnya kedua memiliki perbedaan dan kebutuhan masing-masing.

Packing list biasanya ditujukan untuk kepentingan ekspor. Sedang surat jalan untuk kepentingan lokal.

Maksudnya? Jadi, packing list biasanya digunakan untuk pengangkutan kapal ke luar negeri. Sedangkan surat jalan biasanya digunakan untuk pengangkutan menggunakan kendaraan darat. Artinya, jika kita menjual barang secara lokal, kita hanya membutuhkan surat jalan. Sedangkan jika kita ingin mengirimkan barang secara ekspor, kita membutuhkan surat jalan (sampai ke pelabuhan) dan packing list dari pelabuhan negara kita ke pelabuhan negara tujuan.

Kedua dokumen itu berbeda, meskipun isinya hampir sama. Kebutuhannya saja yang beda.

Eh, tunggu dulu, kenapa saya bilang isinya hampir sama?

Karena bisa saja isinya berbeda.

Loh?

Ya, sebenarnya informasi yang ditampilkan sama-sama barang jadi yang dikirim, tapi bisa saja informasi yang ditampilkan berbeda. Biasanya informasi item di surat jalan lebih detail dibanding informasi yang ada di packing list. Hal itu bisa terjadi, karena dalam satu packing list, jumlah item yang dikirim bisa 10 kali lipat dari jumlah item yang ada di surat jalan. Penyebabnya karena satu surat jalan hanya berlaku untuk satu truk, sedang satu packing list bisa berlaku untuk sepuluh atau bahkan dua puluh kontainer asal masih dalam satu kapal. Satu surat jalan hanya berlaku untuk satu truk karena ada kemungkinan jasa logistik masing-masing truk bisa berbeda. Akibatnya, ada kemungkinan rekening tujuan pembayaran berbeda. Untuk memudahkan pembagian itulah, sebaiknya satu surat jalan berbeda untuk satu truk.

Nah, kembali pada masalah informasi yang berbeda tadi. Mengapa kalau jumlah item di packing list lebih banyak dari surat jalan, lantas informasi yang ditampilkan kemudian menjadi tidak detail? Alasannya agak-agak lucu sih, tapi ini sangat teknis sekali. Yaitu ada kemungkinan packing list yang terlalu detail hanya akan menyiksa pihak pemeriksa di pelabuhan. Perusahaan pengirim saya rasa tidak akan kerepotan mem-print 20-30 lembar untuk kepentingan packing list. Tapi pihak pemeriksa bisa misuh-misuh karenanya. Belum lagi jika tiap lembar harus diberi pengesahan berupa tanda tangan dan cap. Kita tentu tidak mau tiba-tiba diajak berantem oleh pihak pelabuhan bukan?

Sebagai penutup, berikut adalah ilustrasi singkat dari saya soal packing list dan surat jalan ini, semoga membantu.

Application Consultant di RUN SYSTEM. Untuk ngobrol dengannya, sapa dia di akun twitternya: @agfianmuntaha.
Facebook Comments

4 thoughts on “Tentang Packing List dan Surat Jalan

  1. Hi there! I’m at work surfing around your blog from my new iphone 3gs! Just wanted to say I love reading your blog and look forward to all your posts! Carry on the superb work!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *