Terburu-buru Go Live, Salah Satu Kesalahan Fatal Dalam Implementasi Sistem ERP

post erp 0001

Terburu-buru Go Live – Finishgoodasia.com. ERP merupakan salah satu fitur dan sistem yang sangat diperlukan oleh perusahaan, termasuk di dalamnya manufaktur. Karena seperti kita tahu, banyak sekali hal yang harus diatur dan disesuaikan oleh sebuah perusahaan manufaktur agar proses bisnisnya dapat terus berjalan. Karena sudah terlalu rumitnya aturan yang ada di perusahaan inilah, akhirnya dirasakan kontrol secara manual yang dilakukan oleh manusia tidak lagi cukup. Untuk itu, barulah muncul kebutuhan akan ERP ini.

Nah, software ERP sendiri memang menawarkan banyak fitur yang menggiurkan oleh pabrik. Setiap pemilik perusahaan, manajer, dan karyawan pasti merasa excited dengan banyaknya fitur dan kemudahan yang ditawarkan oleh software ERP ini. Mereka ingin segera menjalankan software ERP di perusahaannya sesegera mungkin. Dan gara-gara itulah kemudian mereka ingin segera go-live untuk software ERP.

Apa itu Go Live dalam implementasi ERP

Untuk membahas hal ini, saya sudah menyiapkan artikel khusus. Silahkan baca di Apa itu Go Live dalam Implementasi ERP.

Masalahnya, yang harus diketahui bersama adalah, software ERP bukan cenayang yang akan langsung bisa mengakomodir kebutuhan setiap perusahaan, yang sialnya pasti beda-beda. Ya, setiap perusahaan memiliki keunikan masing-masing, challenge sendiri-sendiri, dan peraturan privasi yang berbeda. Terutama perusahaan keluarga di Indonesia yang belum begitu besar (omzet di bawah 1 trilyun setahun) pasti memiliki keunikan sendiri-sendiri dan tidak bisa disamaratakan.

Bahkan untuk perusahaan besar dengan aturan yang baku seperti TBK pun, juga tidak bisa langsung diakomodir oleh software ERP. Karena itulah, dibutuhkan proses yang namanya: Integrasi data. Integrasi data ini meliputi transfer data master dari manual ke system, katakanlah data vendor, customer, karyawan, item, warehouse, dan masih banyak lagi.

Dan percayalah, proses integrasi data pabrik yang -biasanya- berantakan lalu dimasukkan ke dalam sistem yang memiliki standar baku, pasti akan sangat sulit. Kalau tidak mau dibilang seperti neraka. Luar biasa menjengkelkan dan menyebalkan. Sama sekali tidak mudah. Dan seringnya hal itu dianggap proses yang gampang oleh top level management. Mengapa? Karena bukan mereka yang melakukan tentu saja. Yang melakukan adalah anak buahnya.

Nah, selain proses integrasi data yang menyebalkan itu, ada juga proses penyesuaian fitur di software ERP yang harus diketahui dan diuji oleh karyawan perusahaan. Dan lagi-lagi, itu juga tidak mudah.

Proses pelatihan kepada karyawan pasti memiliki banyak kendala. Bisa karena fasilitas yang tidak memadai (misal karyawan butuh komputer atau laptop untuk belajar software ERP), bisa karena terbentur faktor pendidikan, dan yang paling sering, karena faktor zona nyaman. Yap, karyawan yang sudah memasuki zona nyaman dengan sistem sebelumnya, biasanya akan sulit untuk diajak berpindah ke software ERP yang serba baru dan meminta kita untuk belajar lagi.

Dengan banyaknya faktor yang sulit dalam proses implementasi ERP itu (baca: mengapa implementasi erp bisa mahal), meskipun bukan berarti mustahil, tapi harus disadari oleh pemilik proyek ERP dan project manager, bahwa go-live tidak boleh dipaksakan.

Sialnya, karena sudah terlanjur ingin segera mengaktifkan fitur-fitur menawan yang ada di software ERP tadi, banyak pihak yang kemudian tidak terlalu aware terhadap hal ini. Sehingga mereka kemudian terburu-buru go live. Memang hal buruk apa yang bisa muncul gara-gara terburu-buru go live ini? Banyak, berikut beberapa daftar yang mungkin akan muncul di perusahaan anda jika anda tetap terburu-buru.

1. Software Belum benar-benar siap

Salah satu efek dari uniknya satu perusahaan dengan perusahaan yang lain adalah, harus ada kustomisasi yang dilakukan pada software ERP untuk mengakomodirnya. Nah, proses ini juga tidak mudah. Software ERP adalah software yang memiliki tingkat kerumitan tinggi yang penggantian komponennya tidak bisa dilakukan secara sembarangan. Karena berpotensi mengganggu proses yang lain. Dan pengubahan satu tombol saja di software harus melalui proses analisa yang matang dari software analys dan kemudian dicek secara ketat oleh Quality Control vendor ERP.

Secara singkat, yang mau saya katakan adalah: kustomisasi di software ERP itu lama. Lama sekali.

Dan jika saat software belum benar-benar siap tapi project manager sudah memerintahkan untuk go live dengan harapan kustomisasi akan segera rampung, saat itulah bencana untuk perusahaan anda dimulai.

Mengapa? Karena data sudah keburu mengalir. Dan anda boleh tanyakan pada progammer mana saja, pilih mana: bikin 1000 data awal atau memilah 100 data yang salah.

Jawabannya akan selalu sama.

2. Data belum benar-benar siap

Yang kedua, jika kita terburu-buru go live, biasanya juga akan berakibat pada belum siapnya data. Akibatnya, saat semua proses bisnis di perusahaan sudah menggunakan ERP, beberapa proses harus terhambat karena menunggu pihak system administrator untuk melengkapi data yang ada. Perusahaan anda masih memegang patron waktu adalah uang bukan?

3. Karyawan belum benar-benar siap

Terburu-buru go live juga bisa memberikan efek yang berbahaya jika karyawan belum siap. Prinsipnya akan sangat mirip dengan kondisi data yang belum siap. Karena karyawan belum siap, akhirnya banyak proses terhambat yang bisa berakibat fatal untuk bisnis anda.

4. Kebijakan belum benar-benar siap

Dan ini juga yang sering terjadi jika kita terburu-buru go live software ERP. Saat software sudah siap, data sudah siap, dan karyawan yang akan melakukan proses juga sudah siap, ternyata belum ada SK atau sosialisasi peraturan yang dilakukan oleh pihak yang berwenang. Akibatnya akan terjadi kebingungan di organisasi anda. Akibatnya bisnis proses akan berjalan setengah-setengah, ada yang manual ada pula yang sudah menggunakan sistem ERP.

Dan pertanyaannya simpel, apakah sistem ERP akan mampu memproses proses bisnis yang dilakukan manual? Tentu saja tidak.

Ya, saya rasa itulah mengapa kita sebaiknya tidak terburu-buru go live dalam melakukan implementasi sistem ERP. Karena bagaimanapun juga, saat kita memutuskan untuk implementasi software ERP di dalam perusahaan kita, harapan kita selalu sama bukan? Ya, ada Return Of Investment (ROI) yang sesuai dengan harapan kita.

Intinya jelas, kita beli software ERP karena kita berharap angka 0 di rekening kita terus bertambah. Sesimpel itu.

Application Consultant di RUN SYSTEM. Untuk ngobrol dengannya, sapa dia di akun twitternya: @agfianmuntaha.
Facebook Comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *