Proses Bisnis Procurement

procurement management

Pada artikel ini, kami akan membahas mengenai proses bisnis procurement, apa fungsinya, bagaimana standar alurnya di pabrik-pabrik besar, tugas dan wewenangnya, serta apa saja masalah yang harus diperhatikan oleh para pelaku fungsi procurement ini di pabrik.

Procurement yang dalam bahasa Indonesia kita kenal sebagai pengadaan, adalah salah satu proses bisnis dasar dalam manufacture yang di Indonesia lebih sering kita kenal dengan departemen purchasing. Seperti namanya, fungsi utama dari procurement ini adalah pada pengadaan barang. Tentu saja, dalam fungsi idealnya, tugas utama dari divisi purchasing/procurement adalah membeli barang/item. Meskipun dalam proses procurement, ada dua fungsi lain yang terlibat, yaitu pemeriksaan stock barang, serta penghitungan hutang dan pembayaran.

Pemeriksaan stock barang sejatinya dilakukan dalam bisnis proses inventory, yang tentunya dilakukan oleh departemen gudang (gudang sparepart, bahan baku, barang jadi, bahan penolong, dsb). Sedangkan penghitungan hutang dan pembayaran dilakukan dalam bisnis proses accounting, dan finance.

Jadi, tugas departemen purchasing adalah sebatas membeli barang/jasa. Apa saja elemen yang perlu diperhatikan dalam membeli barang/jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan? Yang utama tentu saja vendor yang dipilih.

Memilih Vendor.

Faktor apa saja yang perlu diperhatikan oleh pelaku operasional purchasing saat memilih vendor? Ada tiga hal utama yang perlu diperhatikan:

  1. Harga yang ditawarkan vendor.

Tentu saja, dalam prinsip ekonomi, purchasing harus memikirkan berapa harga yang ditawarkan oleh vendor. Untuk mengetahui ini, purchaser harus berpedoman pada vendor quotation resmi yang diberikan oleh pihak vendor.

Selain melihat pada harga yang ditawarkan, purchaser juga harus melihat, berapa TOP (Term Of Payment) yang diberikan oleh vendor. Banyak perusahaan yang tidak keberatan membayar lebih mahal asal mendapat tenggat waktu pembayaran lebih lama. Hal ini terkait dengan cashflow yang juga merupakan faktor penting dalam menjalankan usaha manufacture.

  1. Kualitas barang yang dimiliki vendor.

Selain harga, poin kedua yang harus dilihat oleh purchaser adalah kualitas yang dimiliki oleh vendor. Divisi purchasing sebaiknya memiliki track record terhadap finish good sebuah vendor sebagai pertimbangan akan menggunakan jasa vendor tersebut di masa depan lagi atau tidak.

Terutama sekali dalam kasus pembelian bahan baku (raw material), kualitas barang yang diberikan vendor sangat menentukan kualitas barang jadi perusahaan setelah proses produksi nantinya.

  1. Waktu pemenuhan kebutuhan dari vendor.

Ingat juga bahwa proses produksi selalu berkejaran dengan waktu. Purchasing diharapkan dapat memberikan kebutuhan barang, entah itu spare part, bahan baku, ataupun yang lainnya dalam waktu yang cepat. Untuk itu, track record pengiriman vendor juga harus menjadi salah satu pertimbangan penting seorang purchaser.

Beberapa masalah yang sering terjadi pada proses bisnis procurement

Tentu saja, dalam tataran dunia usaha yang penuh lika-liku, ada masalah yang akan dihadapai dalam proses bisnis procurement ini. Beberapa diantaranya yang sering saya temui di tempat klien-klien saya adalah sebagai berikut:

  1. Memenuhi minimum order

Seperti kita tahu, dalam proses bisnis inventory, kita mengenal inventory level yang fungsinya mengatur berapa minimum stock, reorder point, dan maximal stock yang dimiliki oleh perusahaan. Secara hitungan angka matematika, tiga level dalam inventory itu sangat bisa dipenuhi oleh pihak purchasing. Tapi masalahnya, dalam praktek kita akan melihat ada banyak sekali kendala, terutama pada minimum order tiap vendor.

Bisa saja barang yang dibutuhkan oleh departemen hanyalah 3 pcs. Tapi dalam proses pembelian, ternyata yang menjadi syarat minimal kuantitas yang dibeli adalah 1 lusin (12 pcs). Tentu saja, hal ini akan menyebabkan dilematis di pihak purchasing. Apalagi kalau rata-rata penggunaan barang tersebut rendah.

  1. Harga yang fluktuatif

Perubahan harga yang fluktuatif memang menjadi kendala tersendara bagi departemen purchasing. Hal itu bisa diperparah apabila perubahan harga terjadi ditengah-tengah proses pengiriman.

Misal purchasing sudah membuat PO pembelian sirtu 1 ton. Tapi truck pengangkut hanya bisa membawa 500 kg per pengiriman. Artinya, pengiriman harus dilakukan dua kali. Pengiriman pertama sudah diterima dengan baik. Tapi pada pengiriman kedua, di tengah jalan, pihak vendor terpaksa menaikkan harga karena berbagai faktor. Akibatnya, pihak purchasing perusahaan pun harus melakukan revisi pada PO.

Gampang? Masalahnya, belum tentu harga baru itu disetujui oleh pihak finance.

  1. Ditipu oleh vendor

Saya rasa, untuk masalah yang satu ini, bentuknya bisa bermacam-macam. Intinya adalah, purchasing sebaiknya benar-benar berhati-hati dalam berhubungan dengan vendor, terutama apabila biaya yang dikeluarkan termasuk besar.

Itulah pembahasan saya mengenai bisnis proses procurement. Semoga bermanfaat.

Facebook Comments